시말서의 정의와 작성 방법

안녕하세요, 오늘은 직장인들에게 익숙한 '시말서'에 대해 알아보려고 해요. 혹시 여러분도 과거에 시말서를 작성해 보신 적이 있나요? 시말서는 일본어 '시마츠쇼(しまつしょ)'에서 유래된 말로, 일의 과정에서 발생한 잘못을 인정하고 반성하는 문서를 의미해요.
요즘에는 '경위서'나 '사과장' 등의 용어로 더 많이 대체되고 있지만, 여전히 '시말서'라는 말을 많이 사용하고 있죠. 시말서는 보통 잘못을 저지른 직원이 상사에게 제출하는 문서로, 문제의 경위와 원인을 설명하고 재발 방지를 다짐하는 내용으로 구성됩니다.

시말서는 어떻게 작성할까요?

시말서를 작성할 때는 다음과 같은 점들을 유의해야 해요.
첫째, 사실적이고 객관적으로 작성해야 합니다. 과장이나 거짓 없이 사실만을 정확히 기록해야 해요.
둘째, 문제의 원인을 분석하고 개선 방안을 제시해야 합니다. 단순히 잘못을 인정하는 것에 그치지 말고, 앞으로 같은 실수가 반복되지 않도록 대책을 마련해야 해요.
셋째, 간결하고 명확하게 작성해야 합니다. 육하원칙에 따라 누가, 어떤 일을, 어떻게, 왜, 어디서, 언제 했는지 구체적으로 적어야 해요.
넷째, 반성의 자세를 보여야 합니다. 단순히 사과하는 것이 아니라 잘못을 인정하고 앞으로 더 나은 모습을 보이겠다는 의지를 담아야 해요.

시말서는 왜 작성할까요?

시말서를 작성하는 이유는 크게 두 가지예요.
첫째, 잘못을 인정하고 반성하는 과정을 통해 비슷한 실수를 반복하지 않도록 하기 위해서에요. 시말서를 작성하면서 자신의 행동을 돌아보고 개선점을 찾을 수 있죠.
둘째, 상사나 회사에 자신의 입장을 소명할 수 있는 기회를 얻기 위해서에요. 시말서를 통해 상황을 정확히 전달하고 향후 대책을 제시함으로써, 징계 등의 불이익을 피할 수 있어요. 즉, 시말서는 단순히 잘못을 인정하는 것이 아니라 자기 성찰과 재발 방지를 위한 중요한 과정이라고 할 수 있습니다.

시말서와 유사 문서의 차이점

시말서와 유사한 문서로는 '사유서'와 '경위서'가 있어요.
사유서는 지각, 조퇴, 결근 등 개인적인 사유로 약속을 지키지 못한 경우에 작성하는 문서예요. 개인적인 사유로 인한 불가피한 상황을 설명하는 것이 주된 목적이죠.
반면 경위서는 자신의 과실로 인한 문제 상황에 대해 작성하는 문서예요. 시말서와 유사하지만, 경위서는 사유서보다 과실의 정도가 좀 더 무거운 경우에 작성해요. 시말서는 과거에 많이 사용되었지만, 요즘에는 경위서나 사과장 등의 용어로 대체되는 경우가 많아요. 하지만 여전히 '시말서'라는 말도 많이 쓰이고 있죠.

정리하며

오늘 시말서에 대해 알아봤는데, 어떠셨나요? 시말서는 단순히 잘못을 인정하는 것이 아니라 자기 성찰과 재발 방지를 위한 중요한 과정이라는 걸 알 수 있었죠.
혹시 여러분도 과거에 시말서를 작성해 보신 적이 있나요? 어떤 경험이었는지 궁금해요. 직장 생활에서 이런 문서를 쓰는 것은 결코 쉽지 않지만, 성실한 자세로 작성한다면 오히려 자기 발전의 기회가 될 수 있을 거예요.